RECHT AKTUELL

Die elektronische Rechnung — kurz E-Rechnung — ist in aller Munde. Während ein elektronischer Rechnungsaustausch im B2G-Leistungsverkehr schon länger vorgeschrieben ist, wird nun auch im B2B-Leistungsverkehr peu à peu umgestellt. Seit dem 01.01.2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung vorgesehen, aufgrund von Übergangsvorschriften müssen Unternehmen aber derzeit nur in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz ab 800.000 Euro ändert sich dieses bereits zum 01.01.2027. Ab diesem Zeitpunkt müssen sie E-Rechnungen auch selbst ausstellen. Für Unternehmen mit einem darunter liegenden Vorjahresumsatz gilt dies ab dem 01.01.2028. 

Aber Vorsicht: Auch für kleinere Unternehmen könnte es ab dem 01.01.2027 schon konkret werden. Wer beispielsweise größere Unternehmen beliefert, die bereits vollständig auf den Empfang und Versand von E-Rechnungen umstellen mussten, sollte sich zumindest auf die Möglichkeit vorbereiten, dass einige dieser Kunden nur noch solche Vertragspartner akzeptieren, die selbst bereits E-Rechnungen ausstellen.

Nun könnte man einwenden, dass Rechnungen doch schon lange digital übermittelt werden, nämlich in der Regel als einer E-Mail angefügte PDF-Datei. Doch handelt es sich hierbei um eine E-Rechnung im Sinne des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG)? Seit dem 01.01.2025 gilt nur eine solche Rechnung als E-Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich sind die Vorgaben der europäischen Normenreihe EN 16931. Diesen Vorgaben entspricht eine PDF-Datei nicht, da es an der Möglichkeit zur elektronischen Verarbeitung fehlt. Die PDF-Datei ist damit lediglich eine sogenannte „sonstige Rechnung“. Zum jetzigen Zeitpunkt werden die Anforderungen an eine E-Rechnung beispielsweise von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format erfüllt.

Dass nur bestimmte elektronische Formate zulässig sind und dass gerade die elektronische Weiterverarbeitung so bedeutsam ist, hängt damit zusammen, dass die E-Rechnung nicht nur eingeführt wird, um Papier zu sparen. Die E-Rechnung ist vielmehr ein wichtiger Zwischenschritt, um europaweit ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer einführen zu können. Dieses soll aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden.

Die schrittweise Einführung der E-Rechnung im B2B-Verkehr ist ein Thema, an dem es kein Vorbeikommen gibt. Unternehmen sollten — wenn nicht bereits geschehen — dringend die eigene Infrastruktur auf den Prüfstand stellen.